Come misuriamo la nostra efficienza?

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Noi per primi ci siamo chiesti come potevamo misurare la nostra efficienza, dal momento che questa oltre ad essere una misura della performance rappresenta anche un valore che ci ispira fortemente. Ci siamo trovati quindi, a ragionare sulla produttività e su come può essere misurata dal momento che nel nostro lavoro ci sono spazi che non possono essere misurati con facilità e immediatezza.

Innanzitutto, che cosa intendiamo per produttività? Da un punto di vista teorico la produttività è il rapporto tra la quantità di prodotto finito e le materie prime utilizzate per realizzarlo. Chiaramente, questo rapporto è espresso in unità di misura che dipendono dal settore e, quindi, dalla tipologia di materie prime impiegate e prodotti finiti ottenuti. Questa misurazione si effettua in tutti i tipi di produzione e, anche se non sempre è facile da individuare, è altrettanto immediato capirne l’entità e la logica. Il risultato ottenuto aiuta chi produce a capire se lo sta facendo in maniera efficiente ed efficace, ovvero ad accertare se il proprio processo produttivo è conveniente e genera una buona performance. 

Ma nei contesti in cui non c’è una vera e propria materia prima? Potrebbe essere il caso di uno Studio professionale in cui la materia prima, se così la possiamo chiamare. è data dalle persone e dalle loro conoscenze e competenze. 

Dobbiamo in questo caso forzare un po’ la mano e applicare il ragionamento secondo il quale l’unica cosa che possiamo misurare è il tempo ceduto, cioè le ore lavorate per i Clienti. Lo facciamo chiaramente per amore del rigore e della precisione dei calcoli: sappiamo benissimo che poi un’ora di un Professionista non è fatta sic et simpliciter di competenza pura, ma anche di confronto, comunicazione, empatia e, qualche volta, trascende il mero rapporto professionale per arrivare a costruire un solido rapporto confidenziale. Ma, come detto, se vogliamo provare a misurare la produttività, dobbiamo farlo al netto di queste altre abilità di cui, comunque, riconosciamo il valore.

Gli Studi professionali non sono esenti dall’analisi che essi stessi propongono alle aziende loro Clienti. Introdurre criteri di misurazione della produttività in uno Studio professionale è uno dei passi per strutturare un metodo di lavoro efficace.

Tornando alla nostra misurazione della produttività, ci sono altri due aspetti da considerare. Il primo è che se le ore lavorate da ciascun Professionista sono la nostra materia prima, questa è in un magazzino (per rimanere sui termini del sistema produttivo) la cui rimanenza a fine anno sarà sempre nulla: gli Studi professionali non hanno rimanenze in questo senso!

Il secondo è che il “prelievo di materia prima” (ore) da questo magazzino non avviene soltanto per soddisfare le esigenze dei Clienti. Moltissime, almeno nel nostro caso, di queste ore servono anche per aggiornarsi, organizzare il lavoro, fare networking e comunicazione, costruire e consolidare relazioni professionali e commerciali, praticare il miglioramento continuo che sta alla base del nostro Sistema di Gestione per la Qualità. Saranno aspetti di cui tener conto nel momento in cui faremo la misurazione della nostra produttività per poter poi essere il più possibile precisi nella sua valutazione.

Torneremo in un prossimo post a parlare di efficienza e produttività,  proponendo anche una formula per la quantificazione. Vorremmo, però, sottolineare già adesso un punto. La produttività non deve essere inseguita con il solo scopo di migliorare l’organizzazione e conquistare quote di mercato, ma deve essere un metro per garantire competitività e affidabilità sul mercato dello Studio stesso.

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